Case: Elgiganten

Endringsreise med gode resultater

Antallet medarbeidere vokste, og tvang frem midlertidige kontorløsninger som hemmet både effektiviteten og arbeidsgleden. Elgiganten Logistik tok i bruk Kinnarps arbeidsplassanalyse Next Office® for å løse utfordringen. "Den grundige gjennomgangen av behov og muligheter var nøkkelen til hele vår endringsreise", sier teknisk sjef Andreas Alm.

Hos Elgiganten Logistik i Jönköping satt medarbeiderne tidligere spredt i flere lokaler. Noen steder var det trangt, og andre steder var det tvert imot glissent. Viktige funksjoner manglet, og verken de formelle eller uformelle møteplassene fungerte som ønsket. "Det var ikke en god løsning. Arbeidsmiljøet føltes ikke hyggelig, og var heller en hindring enn en støtte for medarbeiderne våre. Samtidig følte vi at lokalene hadde potensial, men at vi trengte hjelp til å utnytte det", sier Andreas Alm.

Miljøet var tradisjonelt innredet med blant annet små cellekontorer kombinert med åpne kontorløsninger. Ledelsesgruppen var plassert langt fra de andre, og konferanserommene passet ikke til moderne måter å arbeide og møtes på. "Effektiviteten, kreativiteten og arbeidsgleden ble hemmet, men vi så også at vi gikk glipp av sosialisering, samarbeid og kunnskapsutveksling på tvers av avdelinger. Fra et HR-perspektiv er det viktig at vi er en attraktiv arbeidsgiver for å rekruttere og beholde personale, og arbeidsmiljøet er en avgjørende faktor for at våre medarbeidere skal trives og ha det bra", sier Marie-Louise Gotmark, HR-sjef i Elgiganten Logistik.

Selv om innsikten fantes, trengte selskapet veiledning for å komme videre. Ikke minst forsto man at det var avgjørende å gjøre et godt grunnarbeid. Andreas Alm fikk høre om Next Office®, Kinnarps arbeidsplassanalyse for å utvikle virksomhetstilpassede arbeidsmiljøer. Metoden innebærer at man kartlegger og analyserer virksomheten, involverer ledelsen og medarbeiderne, og bruker dette kunnskapsgrunnlaget til å skape langsiktige og bærekraftige arbeidsmiljøer.

Fra arbeidsplassanalyse til oppfølging

Analysen startet allerede våren 2020 med at Kinnarps arbeidsplasstrateger veiledet ledelsen i arbeidet med visjon, mål og rammeverk for prosjektet. Arbeidet fortsatte med å kartlegge behov og vaner. Kinnarps involverte personalet gjennom flere forelesninger, workshops og en nettundersøkelse. På den måten identifiserte man organisasjonens arbeidsmønster, fanget opp idéer, utfordringer og muligheter, og fikk hele gruppen til å trekke i samme retning.

Dagens situasjon ble analysert ut fra faktorene produktivitet og kreativitet, samarbeid, helse og trivsel samt akustikk, lys og luft. Resultatene ble satt sammen og presentert for Elgiganten i en sluttrapport sommeren 2020. "Der skåret vi lavt, og fikk bekreftet at satsingen var riktig og nødvendig. Analysen ga også sentral innsikt i hva medarbeiderne manglet og hvilke funksjoner vi trengte å styrke", sier Marie-Louise Gotmark.

Neste fase startet høsten 2020, da Kinnarps fikk i oppdrag å utvikle et designkonsept og en innredningsløsning basert på resultatene av sluttrapporten, og ledelsens visjon, mål og rammer. Lokalene ble bygget om i 2021, Kinnarps implementerte løsningen våren 2022 og til slutt ble det gjennomført en oppfølging for å analysere resultatet av endringen.

Morsommere å gå på jobben

De ansatte i Elgiganten Logistik har mulighet til å jobbe hjemmefra to dager i uken, og det forventes at de er på kontoret tre dager. Andreas Alm mener at dette opplegget ikke hadde fungert i de gamle kontorlokalene med personlige arbeidsplasser. I det nye virksomhetstilpassede miljøet er kontoret inndelt i tre soner beregnet for ulike nivåer av fokus. I sonen for høyt fokus arbeider man helt uforstyrret i lydisolerte rom. Ved arbeid som krever delvis fokus sitter man i miljøer som er litt avskjermet, men ikke helt stille og isolerte. I den aktive sonen, for eksempel loungen, får man positiv energi av samtaler og andre lyder i omgivelsene.

Nesten dobbelt så høy tilfredshet

Den positive endringen ses også i oppfølgingsanalysen som ble gjennomført ved hjelp av Kinnarps, etter ca. et halvt år. Medarbeidernes vurdering av kontoret og den nye måten å jobbe på, viser høy tilfredshet. Poengsummen for hvor godt miljøet støtter fokusert og kreativt arbeid er nesten fordoblet – og poengsummen for hvordan samarbeidet mellom avdelingene fungerer, har økt med mer enn 100 prosent!

"Resultatet av oppfølgingen viser hvor avgjørende arbeidsplassanalysen er når man skal gjøre endringer på kontoret. Ved å basere det vi gjør på solid kartlegging og kunnskap, kan vi skape skreddersydde løsninger som støtter virksomhetens faktiske behov, og er en god investering", sier Henrik Axell, konseptansvarlig for Kinnarps Next Office® i Sverige.